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Cómo transcribir y resumir reuniones con IA (Otter.ai, Fireflies y alternativas)How to transcribe and summarize meetings with AI (Otter.ai, Fireflies, and alternatives)
Aprende a transcribir y resumir reuniones con IA usando Otter.ai y Fireflies: configura el bot, conecta tu calendario y recibe resúmenes y puntos de acción automáticos.Learn to transcribe and summarize meetings with AI using Otter.ai and Fireflies: set up the bot, connect your calendar and get automatic summaries and action items.
- Otter.ai
- Fireflies.ai
En este tutorial vas a aprender a transcribir y resumir reuniones con IA usando herramientas como Otter.ai y Fireflies.ai: dos asistentes que se unen a tus videollamadas, generan la transcripción completa y te envían un resumen con los puntos clave y las tareas pendientes, sin que tengas que hacer nada durante la reunión.
Toca cada paso para abrirlo y seguirlo.
In this tutorial you’ll learn to transcribe and summarize meetings with AI using tools like Otter.ai and Fireflies.ai: two assistants that join your video calls, generate the full transcript and send you a summary with key points and action items, without you having to do anything during the meeting.
Tap each step to open and follow it.
Antes de empezar: Necesitas una cuenta en Zoom, Google Meet o Microsoft Teams donde puedas recibir bots como participantes. Estas herramientas funcionan desde el navegador, sin instalar nada. Los planes gratuitos tienen límites de minutos por mes: confirma los datos actuales en las páginas oficiales antes de suscribirte.Before you start: You need a Zoom, Google Meet, or Microsoft Teams account that allows bots as participants. These tools work from the browser, nothing to install. Free plans have monthly minute limits: confirm current details on the official pages before subscribing.
1 Elige tu herramientaChoose your tool
Antes de crear una cuenta, compara las opciones principales:
| Herramienta | Minutos gratuitos | Idiomas | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Otter.ai | 300 min/mes | Inglés principalmente | Transcripción en tiempo real, colaboración en equipo |
| Fireflies.ai | 800 min/mes | +60 idiomas (incluido español) | Reuniones en español, integraciones con CRM |
| tl;dv | 5 horas/mes | +30 idiomas | Clips de reuniones, equipos de ventas |
| Notion AI | Incluido en Notion | Varios | Si ya usas Notion como espacio de trabajo |
Recomendación rápida: Si tus reuniones son principalmente en inglés y quieres empezar sin complicaciones, ve por Otter.ai. Si trabajas en español o necesitas integraciones con herramientas de ventas o CRMs, Fireflies.ai es la mejor opción.
Los pasos a continuación cubren ambas herramientas en paralelo para que puedas seguir la que elegiste.
Before creating an account, compare the main options:
| Tool | Free minutes | Languages | Best for |
|---|---|---|---|
| Otter.ai | 300 min/month | Mainly English | Real-time transcription, team collaboration |
| Fireflies.ai | 800 min/month | +60 languages (including Spanish) | Spanish meetings, CRM integrations |
| tl;dv | 5 hours/month | +30 languages | Meeting clips, sales teams |
| Notion AI | Included in Notion | Several | If you already use Notion as your workspace |
Quick recommendation: If your meetings are mainly in English and you want to get started without complications, go with Otter.ai. If you work in Spanish or need integrations with sales tools or CRMs, Fireflies.ai is the better option.
The steps below cover both tools in parallel so you can follow whichever you chose.
2 Crea tu cuenta y conecta tu calendarioCreate your account and connect your calendar
Si elegiste Otter.ai:
- Ve a https://otter.ai y haz clic en Sign Up.
- Crea tu cuenta con Google, Microsoft o correo electrónico.
- Una vez dentro, ve a Settings y selecciona Calendar.
- Conecta tu Google Calendar o Microsoft Outlook. Otter importará tus reuniones automáticamente.
- Activa OtterPilot para que el bot se una solo a las reuniones del calendario.
Si elegiste Fireflies.ai:
- Ve a https://fireflies.ai y haz clic en Get started.
- Regístrate con Google, Microsoft o correo electrónico.
- En el panel, haz clic en Integrations y luego en Calendar.
- Conecta Google Calendar o Outlook. Fireflies detectará tus reuniones programadas.
- Activa la opción Auto-join meetings para que el bot asista solo.
En ambas herramientas, el bot aparecerá en tus videollamadas como un participante más, con el nombre “Otter.ai” o “Fireflies.ai”. Los demás participantes pueden verlo en la lista de asistentes.
If you chose Otter.ai:
- Go to https://otter.ai and click Sign Up.
- Create your account with Google, Microsoft, or email.
- Once inside, go to Settings and select Calendar.
- Connect your Google Calendar or Microsoft Outlook. Otter will automatically import your meetings.
- Enable OtterPilot so the bot joins calendar meetings on its own.
If you chose Fireflies.ai:
- Go to https://fireflies.ai and click Get started.
- Sign up with Google, Microsoft, or email.
- In the dashboard, click Integrations and then Calendar.
- Connect Google Calendar or Outlook. Fireflies will detect your scheduled meetings.
- Enable the Auto-join meetings option so the bot attends on its own.
In both tools, the bot will appear in your video calls as another participant, named “Otter.ai” or “Fireflies.ai”. Other participants can see it in the attendee list.
3 Añade el bot a tu reuniónAdd the bot to your meeting
Si conectaste el calendario en el paso anterior, el bot se unirá automáticamente a tu próxima reunión programada en Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. No necesitas hacer nada más.
Si prefieres invitarlo de forma manual:
- En Otter.ai: desde el panel principal, haz clic en Start Otter on a meeting e ingresa el enlace de la reunión.
- En Fireflies.ai: desde el panel, haz clic en Invite Fireflies y pega el enlace de la videollamada.
Qué ocurre durante la reunión:
- El bot entra como participante y comienza a grabar y transcribir.
- En Otter.ai puedes ver la transcripción en tiempo real desde el panel o la app móvil.
- En Fireflies.ai la transcripción aparece en el panel al terminar la reunión.
- Al finalizar, ambas herramientas generan el resumen de forma automática.
Avisa a los participantes que el bot está activo. En muchos países y empresas es un requisito legal o de política interna notificar a todos antes de grabar una conversación.
If you connected your calendar in the previous step, the bot will automatically join your next scheduled meeting on Zoom, Google Meet, or Microsoft Teams. You don’t need to do anything else.
If you prefer to add it manually:
- In Otter.ai: from the main dashboard, click Start Otter on a meeting and enter the meeting link.
- In Fireflies.ai: from the dashboard, click Invite Fireflies and paste the video call link.
What happens during the meeting:
- The bot joins as a participant and starts recording and transcribing.
- In Otter.ai you can see the transcript in real time from the dashboard or the mobile app.
- In Fireflies.ai the transcript appears in the dashboard when the meeting ends.
- When the meeting finishes, both tools generate the summary automatically.
Let participants know the bot is active. In many countries and companies, it is a legal or policy requirement to notify everyone before recording a conversation.
4 Revisa el resumen y los puntos de acciónReview the summary and action items
Al terminar la reunión, recibirás un correo con el resumen. También puedes revisarlo desde el panel de la herramienta.
Lo que encontrarás en Otter.ai:
- Summary: párrafo breve con los temas principales de la reunión.
- Action Items: tareas mencionadas durante la conversación, con el nombre de quien las tiene asignadas.
- Transcript: transcripción completa con marcas de tiempo y nombre de cada hablante.
Lo que encontrarás en Fireflies.ai:
- Meeting Summary: resumen organizado por secciones (Overview, Action Items, Key Questions).
- Topics: los temas más discutidos, con marcas de tiempo para ir directo al momento en la grabación.
- AskFred: una IA que responde preguntas sobre la reunión (por ejemplo: “¿qué se dijo sobre el presupuesto?”). Requiere créditos de IA del plan.
Para sacarle más partido al resumen, puedes pegarlo en Claude y pedir un análisis más profundo o extraer decisiones específicas. El tutorial Cómo usar Claude para análisis de textos te muestra exactamente cómo hacerlo.
When the meeting ends, you’ll receive an email with the summary. You can also review it from the tool’s dashboard.
What you’ll find in Otter.ai:
- Summary: a brief paragraph covering the main topics of the meeting.
- Action Items: tasks mentioned during the conversation, with the name of who is responsible.
- Transcript: full transcript with timestamps and each speaker’s name.
What you’ll find in Fireflies.ai:
- Meeting Summary: summary organized by sections (Overview, Action Items, Key Questions).
- Topics: the most discussed topics, with timestamps to jump directly to that moment in the recording.
- AskFred: an AI that answers questions about the meeting (for example: “What was said about the budget?”). Requires AI credits from the plan.
To get more out of the summary, you can paste it into Claude and ask for a deeper analysis or extract specific decisions. The tutorial How to use Claude for text analysis shows you exactly how to do it.
5 Exporta o comparte tu transcripciónExport or share your transcript
Una vez revisado el resumen, puedes exportarlo o compartirlo desde ambas herramientas:
En Otter.ai:
- Abre la transcripción y haz clic en el botón Export (en la esquina superior derecha).
- Elige el formato: PDF, texto plano o subtítulos (SRT).
- Para compartir, usa el botón Share y genera un enlace público o compártelo con miembros específicos de tu equipo.
- También puedes copiar el resumen directamente a Slack, Notion o cualquier otra herramienta.
En Fireflies.ai:
- Abre la transcripción y haz clic en Export.
- Elige PDF, CSV, SRT o copiar al portapapeles.
- Para compartir, usa Share y decide si quieres que sea público o solo para tu equipo.
- Fireflies tiene integración directa con Slack, Notion, HubSpot, Salesforce y otras herramientas (desde Integrations en el panel).
Si los resúmenes de reuniones se convierten en parte de tus reportes regulares, el tutorial Cómo automatizar informes de marketing con ChatGPT tiene técnicas que puedes adaptar para ese flujo también.
Once you’ve reviewed the summary, you can export or share it from both tools:
In Otter.ai:
- Open the transcript and click the Export button (top right corner).
- Choose the format: PDF, plain text, or subtitles (SRT).
- To share, use the Share button and generate a public link or share with specific team members.
- You can also copy the summary directly to Slack, Notion, or any other tool.
In Fireflies.ai:
- Open the transcript and click Export.
- Choose PDF, CSV, SRT, or copy to clipboard.
- To share, use Share and decide whether to make it public or team-only.
- Fireflies has direct integration with Slack, Notion, HubSpot, Salesforce, and other tools (from Integrations in the dashboard).
If meeting summaries become part of your regular reports, the tutorial How to automate marketing reports with ChatGPT has techniques you can adapt for that workflow too.
Atajo: transcribir una grabación existenteShortcut: transcribe an existing recording
Si tienes una reunión ya grabada (un archivo MP3, MP4 o M4A) y quieres transcribirla sin conectarte a una videollamada:
En Otter.ai:
- Desde el panel principal, haz clic en el icono de Import o Upload audio/video.
- Sube tu archivo. Otter lo transcribirá y lo añadirá a tu lista de conversaciones.
El plan gratuito permite solo 3 importaciones de por vida. Para más, necesitas el plan Pro.
En Fireflies.ai:
- Desde el panel, ve a la sección Upload o Import audio/video.
- Sube tu archivo. Fireflies lo transcribirá y generará el resumen automáticamente.
Las importaciones usan los mismos créditos de transcripción del plan. El plan gratuito incluye 800 minutos en total, compartidos entre reuniones e importaciones.
Ambas herramientas soportan los formatos más comunes: MP3, MP4, WAV, M4A. Confirma los formatos soportados en la página oficial antes de subir tu archivo.
If you have an already-recorded meeting (an MP3, MP4, or M4A file) and want to transcribe it without joining a video call:
In Otter.ai:
- From the main dashboard, click the Import or Upload audio/video icon.
- Upload your file. Otter will transcribe it and add it to your conversations list.
The free plan allows only 3 lifetime imports. For more, you need the Pro plan.
In Fireflies.ai:
- From the dashboard, go to the Upload or Import audio/video section.
- Upload your file. Fireflies will transcribe it and generate the summary automatically.
Imports use the same transcription credits from your plan. The free plan includes 800 minutes in total, shared between meetings and imports.
Both tools support the most common formats: MP3, MP4, WAV, M4A. Confirm supported formats on the official page before uploading your file.
Si algo sale malIf something goes wrong
| Problema | Qué hacer |
|---|---|
| El bot no se unió a la reunión | Verifica que el calendario esté conectado y que “Auto-join” esté activado; también puedes invitarlo manualmente desde el panel |
| La transcripción tiene muchos errores | Revisa que el audio de la reunión haya sido claro; los errores aumentan con ruido de fondo o cuando varias personas hablan al mismo tiempo |
| No reconoce los nombres de los hablantes | En Otter.ai puedes asignar nombres manualmente en la transcripción; Fireflies los identifica automáticamente si los participantes tienen cuenta vinculada |
| Se acabaron los minutos del plan gratuito | Espera al inicio del mes para que se renueven, o considera el plan de pago |
| El resumen no capturó los puntos importantes | Edita la transcripción y regenera el resumen, o pega la transcripción en Claude para pedir un análisis personalizado |
| El bot fue rechazado de la reunión | En Zoom, verifica que el anfitrión permita participantes externos; en Google Meet, el anfitrión debe aceptar al bot desde la sala de espera |
| Problem | What to do |
|---|---|
| The bot didn’t join the meeting | Check that the calendar is connected and “Auto-join” is enabled; you can also invite it manually from the dashboard |
| The transcript has many errors | Make sure the meeting audio was clear; errors increase with background noise or when multiple people speak at the same time |
| It doesn’t recognize speaker names | In Otter.ai you can assign names manually in the transcript; Fireflies identifies them automatically if participants have linked accounts |
| Free plan minutes ran out | Wait for the start of the month for them to renew, or consider the paid plan |
| The summary missed important points | Edit the transcript and regenerate the summary, or paste the transcript into Claude for a custom analysis |
| The bot was rejected from the meeting | In Zoom, verify that the host allows external participants; in Google Meet, the host must admit the bot from the waiting room |
Preguntas frecuentesFrequently asked questions
¿Estas herramientas transcriben reuniones en español?Do these tools transcribe meetings in Spanish?
Fireflies.ai soporta más de 60 idiomas de forma nativa, incluido el español, y es la opción más fuerte para reuniones en español o multilingüe. Otter.ai transcribe muy bien en inglés, pero su soporte de español es más limitado. Confirma el soporte de idiomas en la página oficial antes de elegir.
Fireflies.ai natively supports over 60 languages including Spanish and is the stronger option for Spanish or multilingual meetings. Otter.ai transcribes very well in English, but its Spanish support is more limited. Confirm language support on the official page before choosing.
¿Necesito instalar algún programa en mi computadora?Do I need to install a program on my computer?
No. Ambas herramientas añaden un bot a tus videollamadas (Zoom, Google Meet, Teams) sin que tengas que instalar nada. Fireflies también ofrece una extensión de Chrome para unirse automáticamente. Todo se configura desde el navegador.
No. Both tools add a bot to your video calls (Zoom, Google Meet, Teams) without installing anything. Fireflies also offers a Chrome extension for automatic joining. Everything is set up from the browser.
¿Es seguro usarlas en reuniones con información confidencial?Is it safe to use them in meetings with confidential information?
Ambas herramientas usan cifrado y cumplen con SOC 2 y GDPR. Aun así, revisa la política de privacidad de tu empresa antes de usarlas en reuniones con datos muy sensibles, contratos legales o información de clientes.
Both tools use encryption and comply with SOC 2 and GDPR. Still, review your company's privacy policy before using them in meetings with highly sensitive data, legal contracts, or client information.
¿Puedo transcribir grabaciones antiguas, no solo reuniones en tiempo real?Can I transcribe old recordings, not just real-time meetings?
Sí. Las dos herramientas permiten subir archivos de audio o video (MP3, MP4, M4A) para transcribirlos. En Otter.ai el plan gratuito permite solo 3 importaciones de por vida; en Fireflies puedes importar desde el plan gratuito con los créditos disponibles.
Yes. Both tools let you upload audio or video files (MP3, MP4, M4A) for transcription. On Otter.ai the free plan allows only 3 lifetime imports; on Fireflies you can import from the free plan using available credits.
¿Cuál es mejor: Otter.ai o Fireflies.ai?Which is better: Otter.ai or Fireflies.ai?
Depende de tu caso de uso. Otter.ai es mejor para colaboración en tiempo real (los participantes ven la transcripción mientras se habla) y tiene una interfaz más simple. Fireflies es mejor si tus reuniones son en español, si usas CRMs como Salesforce o HubSpot, o si quieres más minutos gratuitos (800 vs 300).
It depends on your use case. Otter.ai is better for real-time collaboration (participants can see the transcript as they speak) and has a simpler interface. Fireflies is better if your meetings are in Spanish, if you use CRMs like Salesforce or HubSpot, or if you want more free minutes (800 vs 300).