Cómo usar IA en Microsoft Excel (Copilot, ChatGPT y plugins para analizar datos, crear fórmulas y automatizar tareas de oficina)

Si tienes Microsoft 365 Personal o superior (con Copilot):

1. Abre Excel de escritorio (versión de Microsoft 365, no Office 2021 ni anteriores).
2. Abre o crea un libro con datos. Copilot funciona mejor cuando los datos están formateados como tabla: selecciona tus datos y presiona Ctrl + T para convertirlos en tabla.
3. Haz clic en el botón “Copilot” en la cinta de herramientas (pestaña Inicio, lado derecho). Se abre un panel lateral.
4. Ya puedes escribirle lo que necesitas en lenguaje natural (ver pasos siguientes).

Si no ves el botón Copilot, actualiza Excel a la versión más reciente desde Inicio > Cuenta > Actualizaciones de Office. Confirma que tu plan de Microsoft 365 incluye Copilot en microsoft.com.

Si usas ChatGPT (gratis, sin Copilot):

1. Abre chatgpt.com en tu navegador.
2. Ten Excel abierto en otra ventana. El flujo es: describes el problema en ChatGPT, obtienes la fórmula o el análisis, y lo aplicas manualmente en tu hoja.
3. No necesitas instalar nada adicional.

Este es el caso de uso más popular: pedirle a la IA la fórmula exacta sin tener que buscarla en Google ni recordar la sintaxis.

Con Copilot (integrado en Excel):

En el panel de Copilot, escribe lo que necesitas:

Crea una fórmula que sume las ventas de la columna C solo cuando la columna B sea "Norte".

En la columna E, calcula el porcentaje de cada valor de la columna D respecto al total de D.

Encuentra los 5 valores más altos de la columna F y resáltalos en amarillo.

Copilot te muestra la fórmula y la explica. Acepta con el botón “Insertar” y la aplica directo en tu hoja.

Con ChatGPT (sin Copilot):

1. Describe tu hoja y lo que necesitas:

Tengo una hoja de Excel con estas columnas: A (Fecha), B (Región), C (Producto), D (Ventas).
¿Qué fórmula uso para sumar las ventas de la columna D solo cuando la columna B sea "Norte" y la columna C sea "Zapatos"?
Explica brevemente cómo funciona la fórmula.

2. ChatGPT te da la fórmula (probablemente un SUMAR.SI.CONJUNTO o SUMIFS). Cópiala y pégala directamente en la celda de Excel.
3. Si da error, copia el mensaje de error y pégalo en ChatGPT: “Excel me da este error: #¡VALOR! ¿Qué está mal?”

Fórmulas que más se piden a la IA:

Para qué	Le pides a la IA
Buscar un valor en otra tabla	”fórmula para buscar en otra hoja por ID” → BUSCARV o XLOOKUP
Contar con condición	”contar filas donde columna X = Sí” → CONTAR.SI
Fechas	”días entre dos fechas” → DIAS o DATEDIF
Texto	”extraer el primer nombre de la columna de nombre completo” → IZQUIERDA + ENCONTRAR

Más allá de las fórmulas, la IA puede analizar tus tablas y darte conclusiones en lenguaje claro, sin que tengas que interpretar los números tú sola.

Con Copilot en Excel:

En el panel de Copilot, escribe preguntas directas sobre tus datos:

¿Cuáles son los 3 productos con más ventas este mes?

Resume las tendencias de ventas por región en una o dos oraciones.

¿Hay valores atípicos o anomalías en la columna de ventas?

Copilot lee tu tabla y responde en lenguaje natural, y también puede crear gráficas automáticamente:

Crea una gráfica de barras con las ventas por región.

Con ChatGPT (sin Copilot):

1. Copia un fragmento de tus datos (no pegues datos confidenciales en servicios externos).
2. Pégalos en ChatGPT con esta instrucción:

Estos son mis datos de ventas del mes [mes]. Analízalos y dime: (1) cuál es el producto más vendido, (2) cuál es la región con mejor desempeño, (3) qué tendencia destacas.

[Pega aquí tus datos, en formato de tabla o CSV]

3. ChatGPT analiza los datos y te da el resumen. Puedes pedirle que también genere el código de una macro para aplicar algo en tu hoja.

Si haces este tipo de análisis con frecuencia, mira también el tutorial Cómo automatizar informes de marketing con ChatGPT para llevar la automatización un paso más lejos.

Las macros de Excel (VBA) automatizan acciones repetitivas: dar formato a un reporte cada semana, generar un resumen de una hoja en otra, renombrar hojas por fecha. Antes requerían saber programar; con IA, solo describes lo que quieres.

Con Copilot en Excel:

Crea una macro que tome los datos de la hoja "Ventas", calcule el total por región y copie los resultados en una nueva hoja llamada "Resumen".

Copilot genera el código VBA y puede aplicarlo con un clic.

Con ChatGPT:

1. Describe la tarea repetitiva que quieres automatizar:

Quiero una macro de Excel en VBA que haga lo siguiente:
1. Recorra todas las filas de la columna A.
2. Si la celda de la columna B en esa fila dice "Pagado", pinte la fila completa en verde.
3. Si dice "Pendiente", pinte la fila en amarillo.

Explica brevemente cómo ejecutar la macro una vez que la tengo en Excel.

2. ChatGPT te da el código VBA completo con instrucciones de cómo insertarlo.

Cómo ejecutar una macro en Excel:

1. Presiona Alt + F11 para abrir el editor de Visual Basic.
2. Haz clic en Insertar > Módulo.
3. Pega el código que te dio la IA.
4. Presiona F5 o cierra el editor y ve a Vista > Macros > Ejecutar macro.

Si ves un mensaje de “Macros deshabilitadas”, ve a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros y activa “Habilitar todas las macros” (solo para archivos de confianza).

Problema	Solución
No aparece el botón de Copilot en Excel	Actualiza Excel a la versión más reciente (Inicio > Cuenta > Actualizaciones de Office); también confirma que tu plan de Microsoft 365 incluye Copilot en microsoft.com
La fórmula que me dio la IA da error	Copia el mensaje de error y pégalo de vuelta en ChatGPT o Copilot: “Da este error: #¡NOMBRE?, ¿qué está mal?”
ChatGPT me da una fórmula en inglés y mi Excel está en español	Pide: “Dame la fórmula en español de Excel (por ejemplo, SUMAR.SI en vez de SUMIF)“
La macro no funciona como esperaba	Describe a la IA exactamente qué hace distinto de lo que querías: “La macro funciona pero pinta también la fila de encabezado. ¿Cómo la corrijo?”
Copilot no entiende mi pregunta sobre los datos	Asegúrate de que tus datos estén formateados como tabla (Ctrl + T) y que las columnas tengan encabezados descriptivos; Copilot necesita esa estructura para leer bien los datos