Cómo transcribir y resumir reuniones con IA (Otter.ai, Fireflies y alternativas)

Antes de crear una cuenta, compara las opciones principales:

Herramienta	Minutos gratuitos	Idiomas	Mejor para
Otter.ai	300 min/mes	Inglés principalmente	Transcripción en tiempo real, colaboración en equipo
Fireflies.ai	800 min/mes	+60 idiomas (incluido español)	Reuniones en español, integraciones con CRM
tl;dv	5 horas/mes	+30 idiomas	Clips de reuniones, equipos de ventas
Notion AI	Incluido en Notion	Varios	Si ya usas Notion como espacio de trabajo

Recomendación rápida: Si tus reuniones son principalmente en inglés y quieres empezar sin complicaciones, ve por Otter.ai. Si trabajas en español o necesitas integraciones con herramientas de ventas o CRMs, Fireflies.ai es la mejor opción.

Los pasos a continuación cubren ambas herramientas en paralelo para que puedas seguir la que elegiste.

Si elegiste Otter.ai:

1. Ve a https://otter.ai y haz clic en Sign Up.
2. Crea tu cuenta con Google, Microsoft o correo electrónico.
3. Una vez dentro, ve a Settings y selecciona Calendar.
4. Conecta tu Google Calendar o Microsoft Outlook. Otter importará tus reuniones automáticamente.
5. Activa OtterPilot para que el bot se una solo a las reuniones del calendario.

Si elegiste Fireflies.ai:

1. Ve a https://fireflies.ai y haz clic en Get started.
2. Regístrate con Google, Microsoft o correo electrónico.
3. En el panel, haz clic en Integrations y luego en Calendar.
4. Conecta Google Calendar o Outlook. Fireflies detectará tus reuniones programadas.
5. Activa la opción Auto-join meetings para que el bot asista solo.

En ambas herramientas, el bot aparecerá en tus videollamadas como un participante más, con el nombre “Otter.ai” o “Fireflies.ai”. Los demás participantes pueden verlo en la lista de asistentes.

Si conectaste el calendario en el paso anterior, el bot se unirá automáticamente a tu próxima reunión programada en Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. No necesitas hacer nada más.

Si prefieres invitarlo de forma manual:

• En Otter.ai: desde el panel principal, haz clic en Start Otter on a meeting e ingresa el enlace de la reunión.
• En Fireflies.ai: desde el panel, haz clic en Invite Fireflies y pega el enlace de la videollamada.

Qué ocurre durante la reunión:

• El bot entra como participante y comienza a grabar y transcribir.
• En Otter.ai puedes ver la transcripción en tiempo real desde el panel o la app móvil.
• En Fireflies.ai la transcripción aparece en el panel al terminar la reunión.
• Al finalizar, ambas herramientas generan el resumen de forma automática.

Avisa a los participantes que el bot está activo. En muchos países y empresas es un requisito legal o de política interna notificar a todos antes de grabar una conversación.

Al terminar la reunión, recibirás un correo con el resumen. También puedes revisarlo desde el panel de la herramienta.

Lo que encontrarás en Otter.ai:

• Summary: párrafo breve con los temas principales de la reunión.
• Action Items: tareas mencionadas durante la conversación, con el nombre de quien las tiene asignadas.
• Transcript: transcripción completa con marcas de tiempo y nombre de cada hablante.

Lo que encontrarás en Fireflies.ai:

• Meeting Summary: resumen organizado por secciones (Overview, Action Items, Key Questions).
• Topics: los temas más discutidos, con marcas de tiempo para ir directo al momento en la grabación.
• AskFred: una IA que responde preguntas sobre la reunión (por ejemplo: “¿qué se dijo sobre el presupuesto?”). Requiere créditos de IA del plan.

Para sacarle más partido al resumen, puedes pegarlo en Claude y pedir un análisis más profundo o extraer decisiones específicas. El tutorial Cómo usar Claude para análisis de textos te muestra exactamente cómo hacerlo.

Una vez revisado el resumen, puedes exportarlo o compartirlo desde ambas herramientas:

En Otter.ai:

1. Abre la transcripción y haz clic en el botón Export (en la esquina superior derecha).
2. Elige el formato: PDF, texto plano o subtítulos (SRT).
3. Para compartir, usa el botón Share y genera un enlace público o compártelo con miembros específicos de tu equipo.
4. También puedes copiar el resumen directamente a Slack, Notion o cualquier otra herramienta.

En Fireflies.ai:

1. Abre la transcripción y haz clic en Export.
2. Elige PDF, CSV, SRT o copiar al portapapeles.
3. Para compartir, usa Share y decide si quieres que sea público o solo para tu equipo.
4. Fireflies tiene integración directa con Slack, Notion, HubSpot, Salesforce y otras herramientas (desde Integrations en el panel).

Si los resúmenes de reuniones se convierten en parte de tus reportes regulares, el tutorial Cómo automatizar informes de marketing con ChatGPT tiene técnicas que puedes adaptar para ese flujo también.

Si tienes una reunión ya grabada (un archivo MP3, MP4 o M4A) y quieres transcribirla sin conectarte a una videollamada:

En Otter.ai:

1. Desde el panel principal, haz clic en el icono de Import o Upload audio/video.
2. Sube tu archivo. Otter lo transcribirá y lo añadirá a tu lista de conversaciones.

El plan gratuito permite solo 3 importaciones de por vida. Para más, necesitas el plan Pro.

En Fireflies.ai:

1. Desde el panel, ve a la sección Upload o Import audio/video.
2. Sube tu archivo. Fireflies lo transcribirá y generará el resumen automáticamente.

Las importaciones usan los mismos créditos de transcripción del plan. El plan gratuito incluye 800 minutos en total, compartidos entre reuniones e importaciones.

Ambas herramientas soportan los formatos más comunes: MP3, MP4, WAV, M4A. Confirma los formatos soportados en la página oficial antes de subir tu archivo.

Problema	Qué hacer
El bot no se unió a la reunión	Verifica que el calendario esté conectado y que “Auto-join” esté activado; también puedes invitarlo manualmente desde el panel
La transcripción tiene muchos errores	Revisa que el audio de la reunión haya sido claro; los errores aumentan con ruido de fondo o cuando varias personas hablan al mismo tiempo
No reconoce los nombres de los hablantes	En Otter.ai puedes asignar nombres manualmente en la transcripción; Fireflies los identifica automáticamente si los participantes tienen cuenta vinculada
Se acabaron los minutos del plan gratuito	Espera al inicio del mes para que se renueven, o considera el plan de pago
El resumen no capturó los puntos importantes	Edita la transcripción y regenera el resumen, o pega la transcripción en Claude para pedir un análisis personalizado
El bot fue rechazado de la reunión	En Zoom, verifica que el anfitrión permita participantes externos; en Google Meet, el anfitrión debe aceptar al bot desde la sala de espera